Tagungspauschale
all-inclusive für Ihre Veranstaltung

Im Gastgewerbe unterscheidet man grundsätzlich zwischen VERBRAUCHSGÜTERN und GEBRAUCHSGÜTERN. Unter VERBRAUCHSGÜTERN versteht man die Lebensmittel und Getränke, GEBRAUCHSGÜTER sind Zimmer, Suiten Sport- und Fitnesseinrichtungen oder eben auch Tagungs- und Konferenzräume.

In einer Tagungspauschale sind Verbrauchsgüter und Gebrauchsgüter zu einem Paket zusammengefasst. Viele Hotels bieten Tagungspauschalen mit variablen Leistungen an.

Welche Leistungen dies konkret umfasst, hängt unter anderem davon ab, welche Art von Tagungshotel man wählt. Neben der klassischen Halbtags- und Ganztagspauschale, erstellen die meisten Hotel auch eine individuelle Tagungspauschale, die auf Ihre persönlichen Anforderungen zugeschnitten ist.

Was umfasst eine Tagungspauschale?

Mittagessen und/oder Abendessen

Das Mittagessen wird in der Regel als Menü oder Buffet nach Wahl des Küchenchefs angeboten. Um Abläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen ist oftmals inkl. 1 Softgetränk oder gar unlimitiert Mineralwasser und Saft inklusive. Damit Ihre Teilnehmer nach der Mittagspause noch Aufnahmefähig sind, sollte das Essen leicht gestaltet sein. Frische Salate, Gemüse und Geflügel bieten sich an.

Das Abendessen stellt zumeist den Abschluss der Tagungspauschale und damit des Tages dar.
Ob das Abendessen eine große Auswahl an exklusivem Fingerfood sein soll oder lieber ein schönes Buffet, kann dabei abhängig von der jeweiligen Veranstaltung entschieden werden. Bei allen Möglichkeiten, die sich bieten, sollte jedoch nicht unterschätzt werden, was ein ruhiger Abend im Kreis der Kolleginnen und Kollegen bewirken kann. Nettes Fingerfood, angenehme Musik sowie gemütliche Sitzecken reichen gelegentlich bereits aus – denn manchmal kann weniger mehr sein.

Kaffeepausen & Tagungsgetränke

1 oder 2 Kaffeepausen inkl. Kaffee, Tee und kleinen Snacks (z.B. Kekse, Kuchen, belegte Brötchen, Brezen, etc. sowie
Tagungsgetränke wie zum Beispiel Mineralwasser, Säfte oder Saftschorlen, Kaffee, Tee oder Softdrinks

Raumtechnik oder Tagungstechnik wie

Das technische Equipment vor Ort ist oftmals ein ausschlaggebendes Kriterium bei der Auswahl eines passenden Tagungshotels. Das Standard-Equipment umfasst meist 1 Flip-Chart mit Papier, 1 Metaplanwand, 1 Pinnwand, 1 Beamer/Leinwand (passend zur Raumgröße) sowie 1 Moderatorenkoffer.
Der Beamer beispielsweise sollte Leistungsstark sein, damit die angefertigte Präsentation auch voll Ihre Wirkung. Das W-Lan stabil und mit entsprechender Bandbreite, sodass für alle Teilnehmer ausreichen Leistung zur Verfügung steht.

Raumnutzung

Die Raumnutzung umfasst in der Regel die Bereitstellung (Bestuhlung), Miete und sämtliche Kosten wie Strom, Wasser, Heizung etc. sowie Reinigung.
Der Tagungsraum sollte die richtige Größe haben, damit alle Teilnehmer ausreichend Platz zum Arbeiten haben, sowie die benötigte Tagungstechnik beinhalten. Achten Sie besonders auf die Raumgröße, wenn sie beispielsweise mehrere Pinnwände oder Flipcharts benötigen, damit der Raum nicht zu voll und überladen wird. Gute Lichtverhältnisse sorgen außerdem für eine angenehme Atmosphäre.

Verpflegung und Getränke
Bei Snacks sowie dem Mittagslunch sollte darauf geachtet werden, dass dies nicht zu „schwer“ ausfällt. Ein voller Magen macht Müde und kann so die Leistungsfähigkeit der Teilnehmer beeinträchtigen

Halbtagespauschale vs. Ganztagspauschale

Eine Tagungspauschale bietet quasi ein Rundum-sorglos-Paket für Ihre Tagung.
Die Pauschalen gelten in der Regel ab einer Mindestpersonenanzahle (zumeist ab 10 Personen) sowie für einen bestimmten Zeitraum. Die Halbtagspauschale gilt beispielsweise für 4-6 Stunden, die Ganztagspauschale für 6-8 Stunde oder länger.

Beispiel Halbtagspauschale:

– Tagungsraum inkl. Standardtechnik entsprechend der Teilnehmerzahl für bis zu 6 Stunden
– Tagungstechnik 1 Flipchart, 1 Pinnwand, 1 Leinwand, 1 Beamer, WLAN
– Unbegrenzt Mineralwasser und Apfelsaftschorle im Tagungsraum
– Kaffeepause am Vor- oder Nachmittag mit Kaffee- & Teespezialitäten, Joghurt, Cerealien, Obst, herzhafte und süße Snacks
– Mittagessen als Lunchbuffet bzw. 3-Gang-Menü nach Wahl des Küchenchefs inklusive Wasser unlimitiert

Beispiel Ganztagspauschale

– Tagungsraum inkl. Standardtechnik entsprechend der Teilnehmerzahl für bis zu 8 Stunden
– Tagungstechnik 1 Flipchart, 1 Pinnwand, 1 Leinwand, 1 Beamer, WLAN
– Unbegrenzt Mineralwasser und Apfelsaftschorle im Tagungsraum
– 2 Kaffeepausen mit Kaffee- & Teespezialitäten, sowie wechselnden Beilagen
– Mittagessen als Lunchbuffet bzw. 3-Gang-Menü nach Wahl des Küchenchefs inklusive Wasser unlimitiert
– Abendessen vom Dinner Buffet inkl. 1 Getränk zur Verfügung steht.

Vorteile einer Tagungspauschale

Die Vorteile einer Tagungspauschale liegen auf der Hand: ein abgestimmtes Leistungspaket zum kalkulierten Preis. Die ermöglicht eine einfache Kostenkontrolle.

Berechnung / Abrechnung

Bei der Berechnung bzw. Abrechnung einer Tagungspauschale ist darauf zu achten, dass zwar ein Pauschalpreis ausgewiesen und in Rechnung gestellt wird, die einzelnen Bestandteile aber dennoch individuellen Steuersätzen unterliegen.

So werden beispielsweise aktuell Speisen mit 7% besteuert, Getränke und Raummiete aber 19%.* Es empfiehlt sich daher, die Tagungspauschale vom Hotel aufschlüsseln zu lassen um im Nachgang unnötige Arbeit und Nachfrage zu vermeiden.

*Stand 08.11.2022

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Ein Gedanke zu „Tagungspauschale – all-inclusive für Ihre Veranstaltung“

Alex Finsterbusch Dezember 12, 2023 um 4:11 pm Uhr

Antworten

Als Eventplaner ist es entscheidend, klare Informationen über Tagungspauschalen zu haben. Dieser Artikel hat mir geholfen, die verschiedenen Optionen zu verstehen und sicherzustellen, dass unsere Konferenz ein Erfolg wird. Die Trennung der Besteuerung von Speisen und Getränken in der Abrechnung war besonders hilfreich, da sie die Budgetplanung präziser macht. Danke für diese nützlichen Einblicke!

Tagungspauschale – all-inclusive für Ihre Veranstaltung

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