Tagungstechnik

Präsentationstechnik / Konferenztechnik

die optimale Unterstützung für Ihre Veranstaltung

Tagungstechnik

Ob die Präsentationen im Konferenzraum oder die Besprechungen über Videokonferenzsysteme – um einen reibungslosen Ablauf und effektives Arbeiten zu ermöglichen, ist eine moderne und zuverlässige technische Ausstattung das A.O. Funktioniert die Technik nicht wie geplant, können sie als Organisator vielleicht gar nichts dafür, dennoch wirft dies unter Umständen ein schlechtes Licht auf Sie.

Zur Standard Ausstattung gehört in der Regel in jedem Tagungshotel folgende Technik

Die Basics

– Leinwand
– Beamer
– Flipchart
– Pinnwand
– Moderatorenkoffer
– Internetanschluss (LAN oder WLAN)

Je nach Veranstaltung lässt sich zusätzliche Tagungstechnik wie Soundsysteme, Tonanlagen oder Bühnenelemente buchen.

Nichts ist schlimmer als das Versagen von Ton, Licht oder Bild

Damit der Start nicht zur Zitterpartie wird klären Sie im Vorfeld folgende Punkt:

Welche Tagungstechnik wird angeboten und was ist im Raum integriert?

Klären Sie vorab, welche Technik im Tagungsraum zu Verfügung steht. Brauchen Sie mehr als ein Flipchart? Gehen Sie ihre Anforderungen im Vorfeld mit dem Hotel durch, damit vor Ort keine bösen Überraschungen auf sie warten.

Findet vor Veranstaltungsbeginn eine Einweisung in die Funktionen der Technik statt?

Insbesondere in moderne Technik sollte vor beginn der Veranstaltung eine Einweisung durch einen geschulten Mitarbeiter erfolgen, damit es nicht während der Veranstaltung zu Unterbrechungen kommt.

Wo sind Steckdosen für Laptops, Ladestationen für Smartphones und sind ausreichend für alle Teilnehmer vorhanden?

Insbesondere in moderne Technik sollte vor beginn der Veranstaltung eine Einweisung durch einen geschulten Mitarbeiter erfolgen, damit es nicht während der Veranstaltung zu Unterbrechungen kommt.

Ist die Technik auf dem aktuellen Stand?

Was erstmal selbstverständlich klingt ist es leider oft nicht. Bestes Beispiel: Welche Eingang stellt der Beamer zur Verfügung und welchen Ausgang hat mein Notebook? Ältere Notebook Modelle haben evtl noch keinen HDMI Anschluss, der Beamer evtl keinen analogen Eingang mehr. Ohne passenden Adapter wird es nun schon schwierig beide Geräte zu verbinden.

Insbesondere bei größeren Veranstaltungen spielt auch die Leistungsfähigkeit der Beamer eine Rolle. Ist der Beamer für die Raum und Leinwandgröße nicht ausgelegt, wird das Bild schnell unscharf. Werden die Farben korrekt dargestellt?

Planen Sie Ton wieder zu geben? Prüfen Sie ob die Tonanlage für die Wiedergabe geeignet ist. Eine Video mit Musik klingt auf einer Tonanlage, die eigentlich für die Wiedergabe von Sprache, etwa sich Mikrofone, ausgelegt ist, sicher nicht so gut.

Wie ist das W-Lan ausgelegt, können auch 300 Personen gleichzeitig im Netz aktiv sein?

Ohne WLAN geht heute so gut wie nichts mehr. Viele Softwarelösungen sind Cloud basierend oder setzen auf Cloudspeicher. Planen Sie dann auch noch ihr Event im Hybrid-Format durchzuführen, spielt die zur Verfügung stehende Bandbreite.
Wird der Referent per Video zugeschaltet, sollte die Verbindung stabil sein, damit der Vortrag ohne Unterbrechungen gehalten werden kann.

Whiteboard

Whiteboards können mit verschiedenen Non-Permanent Markern beschrieben werden, sind oftmals magnetisch und bieten zudem eine Fläche für Projektionen. Sie sind also universell einsetzbar. Mobil oder platzsparend fest an der Wand montiert sind Whiteboards eine praktische Bereicherung für jedes Meeting

Nicht jedes Hotel bietet Whiteboards an.

Flipcharts

Flipcharts sind ein echtes Multitalent, das in vielen Bereichen zum Einsatz kommt. Sie eignen sich bestens zum präsentieren und veranschaulichen von Sachverhalten oder einfach nur zum Stichpunkte sammeln. Im Gegensatz zum Whiteboard bleiben Ihnen die dargestellten Inhalte dauerhaft erhalten.

Flipcharts gehören zur Standardausstattung.

Metaplanwände & Pinnwände

Moderationstafeln, Metaplanwände oder auch Pinnwände gehören ebenfalls zur Grundausstattung eines Tagungsraumes. Ideen sammeln oder Ergebnis anschaulich darstellen – mit Pins einfach und schnell umgesetzt.

Beamer

Ein Beamer dient zur vergrößerten visuellen Darstellung von Texten, Bildern und Videomaterial Präsentationen, Auswertungen oder Analysen. Aus dem Tagungsalltag sind Beamer nicht mehr wegzudenken.

Moderatorenkoffer

Der Moderatorenkoffer ein echtes Allroundtalent und kommt in vielen Situationen zum Einsatz. Für Trainer, Lehrer und Coaches stellt der Moderationskoffer bzw. Moderatorenkoffer ein Arbeitsutensil dar, auf das Sie nicht verzichten möchten. Der Inhalt der Moderationskoffer ist oftmals sehr unterschiedlich gestaltet, beinhaltet aber in der Regel mindestens:

– Moderationskarten (in mehreren Farben sowie Größen)
– Kommunikationskarten
– Pinnadeln mit Rundkopf
– Flipchart-Marker mit Keilspitze oder Rundspitze
– Markierungspunkte

Tagungstechnik – perfekt ausgestattet

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