Abhängig von der geplanten Veranstaltung können Sie entweder ein festes Zimmerkontingent reservieren oder ein Abrufkontingent einrichten.
Warum es auch in Ihrem Interesse ist,
dass das geblockte Zimmerkontingent genutzt werden:
Auch wenn Zimmerkontingente oder Abrufkontingente eine praktische Sache sind, bedeutet das nicht automatisch, das diese auch von allen Teilnehmern genutzt werden. Einige nutzen diese aus Unwissenheit nicht, andere ganz bewusst.
Beides hat aber im Grunde den gleichen Ursprung:
Mangelnde Information und Kommunikation.
Kommunizieren Sie offen und räumen Sie mit Vorurteilen auf.
Viele Reisende sind davon überzeugt, dass Sie Ihr Zimmer günstiger finden. Kommunizieren Sie Preise und Inklusivleistungen daher von Anfang an offen und transparent. Handeln Sie mit dem Hotel entsprechend günstige Preise aus. Für Tagungen und Veranstaltungen werden oftmals Sondertarife angeboten, da mit der Buchung des Zimmers gleichzeitig weiterer Umsatz für das Hotel in Form von Tagungspauschalen, Getränke etc. einher geht.
Schaffen Sie Wahlmöglichkeiten
Ein weiter Punkt, warum einige Teilnehmer angebotene Kontingent nicht an Anspruch nehmen ist mangelnde Auswahl. Bieten Sie zum Beispiel verschiedene Zimmerkategorien an oder bei großen Veranstaltungen Hotels in unterschiedlichen Sterne-Segmenten. Nicht jeder Teilnehmer ist bereit viel Geld für ein Hotelzimmer zu bezahlen, in dem er sich nur ein paar Stunden zum Schlafen aufhält. Andere Teilnehmer hingegen legen großen Wert auf Individualität und die fängt bei der Wahl des Zimmers an. Mit unterschiedlichen Zimmerkategorien gehen auch unterschiedliche Preise einher, sodass Sie den ggf. unterschiedlichen Budgets der Teilnehmer Rechnung tragen.
Attraktive Konditionen
Auch die Buchungsbedingungen sollten Sie direkt und transparent darstellen. Hat der Teilnehmer bei der Kontingentbuchung einen Stornofrist von 7 Tagen, bei einer individuellen Buchung aber nur 1 Tag, spricht das nicht für eine Kontingent-Buchung. Sprechen Sie mit dem Hotel und handeln Sie flexible Fristen aus.
Geringer Aufwand
Ermöglichen Sie Buchungen mit wenig Aufwand. Integrieren Sie Beispielsweise die Zimmerbuchung im Hotel als optionalen Punkt direkt in die Anmeldung. So kann der Gast Anmeldung und Zimmerbuchung in einem „Schwung“ erledigen. Nutzen Sie ggf. Buchungssoftware. Einige Hotels bieten auch eigen Buchungstools oder Landingpages an. Fragen Sie danach.
Vorteile / Nachteile
Zimmerkontingent & Abrufkontingent
Fallbeispiel
Für Hotels ist es oft sehr ärgerlich, wenn Teilnehmer einer Konferenz oder Tagung Ihr Zimmer nicht über das bereitgestellte Kontingent buchen, sondern über alternative Wege, da oftmals die Zuordnung zur jeweiligen Veranstaltung schwerfällt und Zimmer über das Kontingent geblockt bleiben bzw. erst zu einem späteren Zeitpunkt wieder zum Verkauf stehen.
Nehmen wir folgendes Beispiel um die Problematik etwas greifbarer zu machen:
Sie organisieren einen Kongress und rechnen mit ca. 500 Teilnehmern.
Sie buchen in einem Tagungshotel einen entsprechend großen Veranstaltungsraum und richten ein Zimmer- bzw. Abrufkontingent für die Teilnehmer ein.
Für Ihren Kongress müssen sich die Teilnehmer bei Ihnen anmelden sowie ein Zimmer buchen.
450 Teilnehmer haben sich zwischenzeitlich bei Ihnen angemeldet. Nun fragen Sie im Hotel nach, wie viele Zimmer denn abgerufen wurde und stellen fest, dass nur 200 Zimmer aus dem Kontingent gebucht wurden.
Nun besteht folgende Gefahr:
Läuft das Kontingent aus, und die geblockten Zimmer gehen regulär wieder in den freien Verkauf, haben evtl. nicht alle Teilnehmer ein Zimmer im Veranstaltungshotel. In größeren Städten stellt dies oftmals kein Problem dar, da ausreichend Alternativen in der Nähe zu finden sind, in ländlichen Regionen kann dies aber schon zum Problem werden, da zum Teil Lange Fahrtwege zwischen den einzelnen Hotels entstehen. Setzen Sie bei Ihrer Veranstaltung zusätzlich auf einen Nachhaltigen Charakter, hat dies doppelt negative Auswirkungen.